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El Secretario General es la autoridad superior a quien corresponde ser Ministro de Fe de la Universidad y su cargo es incompatible con el de cualquier otra autoridad unipersonal. Entre las principales funciones del Secretario General, destacan:
▪ Actuar como Ministro de Fe en los procesos de elección y remoción del Rector, de las reformas a los Estatutos, de elección de los representantes de académicos y docentes en el Consejo Superior y de consejeros del Consejo Académico y del Consejo Normativo de Sedes.
▪ Actuar como secretario del Consejo Académico, del Consejo Superior, del Consejo Normativo de Sedes y de los Claustros.
▪ Refrendar certificados, documentos, resoluciones y decretos internos extendidos por la Institución.
▪ Extender certificados de título, grado y otros documentos, de acuerdo con la reglamentación vigente.
▪ Mantener un archivo actualizado de la documentación central de la Institución.
Apoyan la gestión del Secretario General la Jefatura de Títulos y Grados, la Jefatura de Gestión Documental y Archivo Central.
A mediados de 1969, siendo Rector de la Universidad el Dr. Jaime Chiang y producto de los cambios académicos y administrativos derivados de la Reforma Universitaria de fines de la década del 60, surge la necesidad de crear la Secretaria General.
De acuerdo a los Estatutos de la época, le correspondió al Rector proponer el nombre para este cargo. Es así como en Sesión del Consejo Superior Nº 11 del viernes 13 de junio de 1969 es propuesto el nombre del abogado y profesor universitario Sr. Fernando Silva Vargas; proposición que se acoge favorablemente, asumiendo sus funciones a partir del 1 de julio de ese año, convirtiéndose así en el primer Secretario General de la Universidad Técnica Federico Santa María.
Secretario General
Jefa de Títulos y Grados
Jefa de Gestión Documental
Encargada Archivo General
Secretaria de Dirección Superior
Secretaria Área Administrativa
Asistente Estafeta
